Baik
Chat
Baik Здравствуйте! Введите Ваше имя

Germes

В любой организации, независимо от того, крупная это компания или же небольшое предприятие, скапливается множество документации. Возникает вопрос: «Где это всё хранить, и как найти тот документ, который Вам понадобился?». «У нас таких проблем не существует» - скажет Вам любой сотрудник предприятия, которое уже внедрило у себя Систему электронного документооборота. Что же это за волшебство такое и чем СЭД удобней привычного бумажного документооборота?

СИСТЕМА ПОЗВОЛЯЕТ:

Ключевое направление такой системы – это хранение документов в электронном виде и простотота работы с ними. В СЭД механически отслеживаются изменения в документах, сроки реализации документов, их ход, что позволяет существенно сократить трату вашего рабочего времени и сил и ускорить работу. После внедрения электронного документооборота налаживается учёт документов, что позволяет моментально узнать, где документ находится в данный момент, легко найти его по регистрационной карточке. Также, автоматизирован контроль за исполнением поручений (система своевременно напомнит сотруднику о сроках исполнения), а руководитель же будет видеть, на какой стадии разработки находится документ в данный момент. Для территориально-разделенных организаций Система электронного документооборота позволит объединить все филиалы и подразделения в единое рабочее пространство. Это гораздо удобней и экономичней привычного бумажного документооборота. Например, представим один из обычных трудовых дней в вашей компании. Сколько документов попадает в ваши руки за день? Да, всё количество сразу и не упомнишь, а система электронного документооборота всё это помнит и хранит у себя, и мало того вы с лёгкостью найдёте документ в нужной папке, а если не знаете, где он хранится, вам поможет специальный модуль программы по поиску документов. Для этого вам потребуется всего лишь задать заранее один или несколько параметров поиска - регистрационный номер, дату регистрации, корреспондента, краткое содержание и т.д. Каждый пользователь системы имеет только определенные права доступа к функциональным возможностям системы согласно ролям, поэтому несанкционированный доступ к вашей документации не допустим. Для того чтобы подать документ на рассмотрение или на ознакомление сотрудника с ним, вам теперь не надо будет его распечатывать и передавать лично в руки, достаточно всего лишь к учетной карточке прикрепить электронную версию документа и отправить документ на исполнение или ознакомление сотрудникам. После принятия документа сотрудником к исполнению, система фиксирует дату и время ознакомления с документом. На рынке программного обеспечения Среднеазиатского региона одну из лидирующих позиций занимает система электронного документооборота «Germes», которая была разработана в 2005 году компанией «BAIK Technologies». Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами (СЭД) “Germes” представляет собой один из наиболее функциональных образцов таких систем, позволяющих сформировать на предприятии модель эффективного делопроизводства. Целью создания было, упростить работу и сократить расходы сил и времени. Интерфейс системы, очень прост и удобен в использовании, причём написан на русском и узбекском языках (кириллица и латиница). Внедрение данной СЭД происходит в кратчайшие сроки. Немаловажное значение имеет лёгкость обучения работе с системой. После того, как вы внедрите электронную систему документооборота «Germes», сотрудниками компании начинает проводиться индивидуальное квалифицированное обучение пользователей, независимо от их количества. Данный документооборот поддерживает работу всех офисных программ. Электронный документооборот – это, по сути, хранилище документов организации, представленное в электронном виде, в котором документы потерять гораздо сложнее, чем при ведении всем привычного традиционного бумажного документооборота. Вся информация о корреспонденции, проделанной с ней работой, электронные копии самих документах хранятся на одном Сервере базы данных, что позволяет обеспечить сохранность всей документации в случаях, если вдруг произойдёт сбой работы компьютера пользователя. И вы с лёгкостью сможете продолжать работать, устранив технические неполадки. Система электронного документооборота «Germes» позволит вашей организации не стоять на месте, а продвигать свой бизнес гораздо быстрее прежнего, так как исключает торможение бумажных проволочек, без которых сейчас не обходится деятельность ни одной организации. На данный момент «Germes» является лидером на рынке нашей республики среди систем электронного документооборота.

  1. ПРЕИМУЩЕСТВА СЭД «GERMES»
    • СЭД «GERMES» - национальный продукт с поддержкой узбекского языка
      Система Электронного Документооборота “GERMES” СДЕЛАНО В УЗБЕКИСТАНЕ и является отечественной разработкой ООО «BAIK Technologies». Система основана на стандартах ведения делопроизводства Республики Узбекистан, в частности «Общих требованиях к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами», установленными Приложением N2 к Постановлению КМ РУз от 29.03.1999 г. N140 «Об утверждении нормативных документов по делопроизводству и организации контроля исполнения в организациях государственной власти и управления Республики Узбекистан», и полностью им соответствует. Также, мы имеем Экспертное заключение о возможности использования СЭД «GERMES» в государственных органах в рамках Национальной информационной системы.
    • Отработанная технология внедрения системы и опыт реализации крупных проектов
      ООО “BAIK Technologies” самостоятельно осуществляет внедрение программы на территории Заказчика, обучение пользователей и администраторов программы, техническую поддержку программы после ввода её в техническую эксплуатацию. СЭД “GERMES” внедрена более чем в 400 организациях на территории Республики Узбекистан.
    • Способность выполнять весь комплекс работ – предпроектное обследование, разработка Технического задания совместно с Рабочей Группой Заказчика, внедрение, адаптация, консультирование сотрудников Заказчика и сопровождение системы.
    • Концепция создания СЭД «GERMES» направлена на создание Комплексной Системы Управления Персоналом и Организацией и на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в целом, а не только на автоматизацию отдельных служб делопроизводства.
        СЭД «GERMES» - многофункциональный программный продукт, обеспечивающий:
      • Прием, регистрацию, учет и контроль исполнения входящих и исходящих документов, в том числе пришедших по факсу или электронной почте (внешний документооборот)
      • Создание, регистрацию, учет и контроль исполнения внутренних документов (организационно-распорядительные документы, служебные записки, договора, акты и пр.)
      • Создание и ведение единого электронного архива организации
      • Коллективную работу, обработку документов и обмен сообщениями между сотрудниками организации с помощью корпоративной электронной почты
      • Использование единого WEB-интерфейса для санкционированного доступа к системе как для локальных, так и удаленных пользователей системы
      • Использование Информационного центра как единой корпоративной электронной библиотеки
    • Возможность внедрения СЭД «GERMES» в организациях с территориально-распределенной инфраструктурой и сложной схемой информационных потоков
    • Простота и легкость использования.
      Не требуется специальных навыков работы и специальных знаний у сотрудников организации для работы в СЭД «GERMES». Достаточно знания работы с основными офисными программами (Word, Excel) и с электронной почтой.
    • Масштабируемость.
      Минимальные требования к ресурсам рабочих мест сотрудников, связанные с отсутствием необходимости инсталляции клиентской части СЭД «GERMES», позволяют использовать имеющийся в организации парк персональных компьютеров. Вопросы масштабирования и увеличения производительности СЭД «GERMES» по мере роста пользователей и количества обрабатываемых документов решаются на центральном уровне за счет повышения производительности сервера. СЭД «GERMES» возможно преобразовать в территориально-распределенную систему, минимизировав технические требования к удаленным серверам, за счет объема передаваемых данных и пропускной способности каналов связи.
    • Применение новейших технологий.
      Программный код СЭД «GERMES» реализован на языке программирования C# с использованием WEB-технологии Microsoft ASP.Net 3.5 и Системы Управления Базами Данных (СУБД) Oracle 10g.
    • Надежность.
      СЭД «GERMES» имеет гибко настраиваемый механизм архивации базы данных в заранее заданное время суток и указанное место (на внутренний дисковый массив сервера, на внешнюю дисковую подсистему или на другие предусмотренные архитектурой системы носителей информации). СУБД Oracle обеспечивает возможность резервного копирования и восстановления данных, в том числе возможность оперативного ("горячего") резервирования, позволяющего создавать резервные копии базы данных, не останавливая работу пользователей. СУБД Oracle в полном объеме поддерживает механизм транзакций (запросов), позволяющий в случае сбоя базы данных сохранить ее целостность и непротиворечивость данных. СУБД Oracle автоматически ведет журналы предупреждающих сообщений, что позволяет администратору базы данных оперативно отслеживать возникающие проблемы и при необходимости быстро разобраться в причинах сбоя.
    • Безопасность
      В СЭД «GERMES» для пользователей введено разграничение не только прав доступа к документам, но и ограничение или расширение их прав выполнять над документами определенные действия. Гарантия авторства и неизменности документа после его подписания подтверждается Электронной Цифровой Подписью (ЭЦП).
  2. ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ СЭД «GERMES»
      Если Вы руководитель организации, то для ВАС эффект от внедрения СЭД «GERMES» это:
    • Усиление контроля исполнения приказов, распоряжений и прочих поручений со стороны руководства организации;
    • Повышение личной ответственности сотрудников организации за качественное и своевременное исполнение заданий, в связи с неизбежностью контроля его действий со стороны руководства;
    • Возможность анализа деятельности организации в целом и оптимизация действующих в организации бизнес-процессов;
    • Ускорение прохождения жизненного цикла обработки документов и своевременное принятие управленческих решений за счет электронной передачи документов между подразделениями организации и отсутствия необходимости изготовления и физического перемещения бумажных копий документов;
    • Снижение риска потерь, связанных с несвоевременным получением или потерей документов и сопроводительной информации;
    • Усиление внутренней информационной безопасности организации за счет введения системы разграничения прав доступа к документам, а также протоколирования в системе всех действий сотрудников, связанных с исполнением заданий и обработкой документов;
    • Ускорение поиска документов и сопроводительной информации;
    • Исключение или сокращение оборота бумажных документов;
    • Устранение дублирования и многоразового копирования документов и сопроводительной информации;
    • Упрощение и удешевление хранения документов за счет создания единого электронного архива документов организации;
    • Снижение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, задействованных в изготовлении копий документов и сопроводительной информации, а также в их физическом перемещении в подразделения, участвующие в их коллективной обработке;
    • Снижение финансовых издержек на расходные материалы и эксплуатационные расходы на оргтехнику за счет сокращения изготовления копий документов и сопроводительной информации;
    • Повышение эффективности управления организацией в целом за счет повышения производительности труда и улучшения исполнительской дисциплины сотрудников, оперативности принятия решений, снижения непроизводительных затрат;
    • Повышение общего уровня корпоративной культуры, который нацелен на создание Комплексной Информационной Системы Управления Персоналом и Организацией в целом и участие всех подразделений и сотрудников в достижении общих целей организации.
    • Так, если Вы руководитель или сотрудник одного из функциональных подразделений организации, то для Вас эффект от внедрения СЭД «GERMES» это:
    • «Прозрачность» работы в группе при коллективной обработке документов – СЭД «GERMES» контролирует сроки, маршруты прохождения документов и объективно определяет сотрудника или подразделение, из-за которого произошла задержка в исполнении поручений, заданий и других организационно-распорядительных документов руководства;
    • Ускорение передачи информации между подразделениями организации при коллективной обработке документов. Отсутствует необходимость в распечатке документов, их физическом перемещении в другое подразделение. Достаточно отправить электронную версию документа всем, кто задействован в его исполнении;
    • Удобство создания, редактирования и хранения всех версий документов при их коллективной обработке;
    • Возможность избавиться от «бумажных завалов» на рабочем столе – все необходимые документы и сопутствующая им информация хранится централизованно в корпоративном электронном архиве;
    • Легкий поиск документов - достаточно нескольких секунд, чтобы найти необходимые для работы документы. Использование Информационного центра как корпоративной библиотеки знаний обеспечивает доступ ко всей нормативной, специальной и текущей оперативной информации для своевременного исполнения поручений, заданий и других организационно-распорядительных документов руководства;
    • При увольнении сотрудника отсутствует «случайная» потеря документов – все документы и сопутствующая им информация хранится централизованно;
    • При принятии нового сотрудника достаточно его ознакомить с простым пользовательским интерфейсом, общими правилами работы и его полномочиями, определенными в маршрутах обработки документов в системе;
    • Если Вы сотрудник функционального подразделения организации, отвечающего за делопроизводственные функции (например, Канцелярии или Общего отдела), то для Вас эффект от внедрения СЭД «GERMES» это:
    • Упрощение процедур регистрации входящей и исходящей корреспонденции, создания регистрационно-контрольных карточек;
    • Упрощение процедуры ведение корпоративного архива документов, ведения номенклатуры дел подразделений;
    • Ускорение поиска необходимых документов и сопутствующей им информации;
    • Устранение необходимости многократного копирования документов и их «физического» перемещения до подразделений, участвующих в совместной их обработке и исполнении;
    • Если Вы системный администратор или сотрудник службы информационной безопасности, то для Вас эффект от внедрения СЭД «GERMES» это:
    • Упрощение процедуры «включения» новых сотрудников в работу в СЭД «GERMES» и сокращение работ по обучению сотрудников организации, задействованных в СЭД «GERMES» за счет единого пользовательского интерфейса и общих основных правил работы;
    • Отсутствие необходимости инсталляции системы на каждом рабочем месте за счет использования «тонкого» клиента – все прикладное программное обеспечения и все документы в системе хранятся централизованно на главном сервере;
    • Упрощение процедуры поддержки и контроля информационной безопасности за счет централизованной системы распределения прав доступа и протоколирования работы сотрудников организации.
    • Неизменность и подлинность документа подтверждается Электронной цифровой подписью.
Ссылкa: germes.uz